Entreprises Opales #2, La formalisation des Processus

Comment transformer la culture d’entreprise pour tirer le meilleur parti des organisations ? C’est ce que Frédéric Laloux explore dans “Reinventing Organizations”. Des organisations dites “Opales”, présentées comme les précurseurs des entreprises de demain, nous invitent à un mode de fonctionnement moins rigide et plus organique. Ces exemples sont inspirants pour faire bouger les lignes dans nos entreprises.

Dans cet article, je vous propose d’aborder la Formalisation des processus. Ayant travaillé dans le domaine du Management de la Qualité pendant près de 20 ans pour une grande entreprise aéronautique, y compris en interface avec les organismes européens pour la sécurité (EASA), ayant ainsi baigné dans un univers hyper procédurier (pour le meilleur et pour le pire), je suis particulièrement sensible à ce sujet.

Modèle courant: les processus sont définis en détail par des fonctions transverses souvent déconnectées du terrain. Ils sont si complexes et inadaptés que les opérateurs ne les connaissent pas vraiment et les voient plus comme une contrainte que comme un support.

modèle Opale: les façons de travailler sont définies par les personnes qui détiennent le savoir et l’expérience terrain. Ils sont ainsi adaptés au besoin et peuvent être réajustés en permanence pour tenir compte des nouveaux contextes et opportunités.

👉 En quoi la prise de décision du modèle Opale est-elle bénéfique pour l’entreprise ?

• les personnes qui opèrent sur le terrain sont à même de définir la meilleure façon de faire dans un contexte donné

• elles se sentent valorisés et leur efficacité en est accrue

• le fait de ne pas être contraint par un processus figé les responsabilise et elles vont chercher à bien faire au lieu d’appliquer un protocole sans réfléchir

• le fait que la façon de faire n’est pas gravée dans le marbre ouvre la possibilité de s’adapter à de nouveaux contextes

• cette façon de faire favorise la créativité pour s’améliorer et encourage les échanges et la collaboration entre collègues

• les audits se concentrent sur les aspects réglementaires obligatoires, ce qui permet de faire d’importantes économies et de se centrer sur l’essentiel

👉 Qu’est ce qui pourrait nous empêcher de le mettre en œuvre ?

• les contraintes réglementaires

• la crainte de ne pas capitaliser sur l’expérience par manque de standardisation

• le manque de visibilité rendant les interfaces compliquées

👉 Que faire pour surmonter ces difficultés ?

• Réduire les procédures à ce qui est nécessaire pour répondre aux réglementations et pour collaborer avec les autres parties de l’entreprise étendue c'est-à-dire les fournisseurs (internes et externes) et les clients (internes et externes). Ainsi allégées, les procédures seront plus digestes et auront plus de chance d’être connues et appliquées.

• Capitaliser les savoirs et favoriser le retour d’expérience et les échanges afin de stimuler l’amélioration continue. Ceci ne s’inscrit pas dans un cadre procédural mais plutôt dans ce qui est mis en place par l’entreprise pour développer les compétences des ses employés (formation initiale, formation continue, sensibilisations, échanges de pratiques, etc.). L’idée est de faciliter la vie des personnes et de les rendre plus efficientes, pas de les contraindre.

• Simplifier, simplifier, simplifier… pour se recentrer sur l’essentiel, gagner en efficacité et ouvrir le champ à la créativité

Le développement des organisations est un chemin. À chacun sa voie pour donner corps à ses aspirations et ses ambitions.

Et vous ? Comment imaginez-vous votre entreprise pour demain ?