Collaboration et réunions ne font pas toujours bon ménage

Au cours des dernières années et plus encore depuis la crise du Covid et le développement du télétravail, le temps consacré aux réunions a pris une place énorme dans la journée de travail, ce qui a pour conséquence le manque de temps disponible pour le travail individuel et les interactions directes/instantanées entre les personnes. L'effet boule de neige est que les réunions ne sont pas préparées et inefficaces. Cette tendance va aussi à l’encontre de la responsabilisation des collaborateurs qui doivent “subir” un agenda imposé au lieu de définir eux même un équilibre de travail sain, en cohérence avec leurs objectifs individuels et à l’écoute de leurs besoins.

Parmi les conséquences négatives de ce déséquilibre on peut citer :

• moins de temps et plus de pression pour réaliser son travail

• Équilibre travail - vie privée fragilisé

• Peu de disponibilité pour des interactions directes et efficaces avec les collègues

• Peu de temps pour préparer les réunions et par conséquent elles sont moins efficaces

• Frustration de perdre du temps lors de réunions non préparées

• situation globalement préjudiciable au bien-être et à la motivation des personnes au travail

Ce phénomène a fait l’objet de recherches récentes qui montrent que les interactions en continu ne favorisent pas la prise de décision en équipe. Selon ces recherches, les équipes obtiennent en effet de meilleurs résultats lorsqu'elles ne collaborent que par intermittence. Comment cette recherche a-t-elle été menée ? Pour savoir si la collaboration permanente encouragée par les outils de communication d'aujourd'hui tels que GMeet est bonne ou mauvaise, les chercheurs ont étudié les capacités des personnes à résoudre un problème avec différents types d'interaction avec leurs coéquipiers : aucune interaction avec les pairs, interactions intermittentes, ou interaction constante (étude sur 600 petits groupes résolvant un problème, avec différents niveaux d'interaction). Résultats : les groupes intermittents combinaient les avantages de l'interaction constante et de l'absence d'interaction avec aucun de leurs inconvénients.

Ceci confirme le besoin de revoir à la baisse le temps passé en réunion et l’impact bénéfique de cette réduction sur l'efficience des collaborateurs.

Parmi les leviers d’action on peut citer:

• des créneaux bloqués au niveau d’une équipe ou au delà pour permettre les interactions spontanées ou le travail personnel (pas de réunions planifiées pendant ces créneaux)

• la clarté de l’intention et du résultat attendu de chaque réunion pour éviter les réunions “blabla”

• la réduction de la durée de la réunion au juste besoin

• la limitation du nombre de participants et le principe de délégation pour éviter de mobiliser plusieurs membres d’une même équipe

• la traçabilité des décisions et/ou du résultat de la réunion

Quelques erreurs à ne pas commettre:

• éditer des règles prescriptives qui dé-responsabilisent et ont un effet repoussoir

• ne pas donner l’exemple en tant que leader

• se dire qu’on ne va rien faire parce que les autres ne font pas d’effort, ou parce que ça n’est pas dans notre liste d’objectifs

Un facteur essentiel sera l’engagement et l’exemplarité des leaders. Au niveau de l'équipe, la dynamique de groupe permettra de développer les bonnes pratiques. Communiquer, expérimenter, témoigner, lever les freins, promouvoir, disséminer, tous les moyens seront bons pour créer l’envie, un chemin de transformation vers plus de liberté et d’efficience. L’intelligence collective sera un allié de choix pour aller dans cette direction.

Isabelle GAU - Mars 2023